Hace años, me enfrenté a un sistema de gestión de calidad sobrecargado de formatos, formularios, matrices y una cantidad exorbitante de documentos. Estaba claro que requería una solución más eficiente.
Me embarqué en la búsqueda del software perfecto para gestionar todo este caos. Aunque hallé propuestas interesantes, ninguna se adaptaba completamente a mis necesidades. La mayoría solo cubría un 50 o 60% de mis requisitos, y cualquier personalización adicional significaba un incremento sustancial en costos.
El dilema financiero complicó la toma de decisiones. Como gestores, debemos justificar nuestras propuestas con análisis costo-beneficio y presentar múltiples alternativas.
Tras analizar la situación, concluí que la migración no era lo más conveniente. Los tiempos de adaptación, el aprendizaje del nuevo sistema y los costos elevados no justificaban el cambio.
¿Significa esto que los softwares de gestión de calidad no son útiles? Mi respuesta es: depende. Si al inicio de nuestro sistema nos hubiesen ofrecido estas herramientas, seguramente la experiencia hubiese sido diferente. Pero para aquellos que hemos construido y adaptado sistemas desde cero, encontramos que a veces soluciones cotidianas, como la suite de Office, pueden ser igualmente efectivas.
Aunque muchos solo conocen Word, Excel y PowerPoint, Office posee herramientas poderosas capaces de automatizar cualquier sistema, siempre y cuando contemos con el conocimiento necesario.
En resumen: si estás en las primeras etapas con un sistema joven, un software de gestión de calidad puede ser un aliado invaluable. Si cuentas con un buen presupuesto, personalizar estas soluciones es factible. Sin embargo, si tus recursos son limitados pero estás dispuesto a aprender, herramientas como Office 365 podrían ser tu mejor opción.
¿Te interesa aprender a implementar un sistema de gestión de calidad automatizado con Office 365? No te pierdas mi siguiente artículo de la categoria Herramientas de Calidad.
