En un artículo anterior, reflexioné sobre la complejidad de seleccionar un software de gestión de calidad y la viabilidad de dichos sistemas. Concluí que su efectividad depende del nivel de madurez de nuestra organización y las adaptaciones realizadas. En este artículo, profundizaré en cómo superar este desafío usando Office 365.
¿Por qué Office 365?
En la mayoría de las empresas, independientemente de su sector, la suite de Office es esencial. Usamos sus herramientas para comunicarnos, enviar correos, mantener registros, entre otros. Con la evolución de Office, nuestras capacidades laborales también se expanden. Y sí, Office es suficiente para automatizar muchos procesos empresariales. Afortunadamente, aprender a usar estas herramientas es sencillo y, en muchos casos, gratuito.
La tecnología actual nos permite automatizar múltiples tareas a precios asequibles, con una abundancia de recursos educativos disponibles. Este contexto favorable significa que, con mínima inversión, podemos elevar el desempeño y organización de nuestras empresas.
Empezando con la automatización en Office.
Supongamos una organización con años de certificación y un sistema consolidado. Como muchos, habríamos iniciado documentando con Word y Excel. La transición hacia la automatización con Office requerirá:
- 1. Identificar lo existente: Enumerar procesos, formularios, matrices, entre otros.
- 2. Determinar necesidades: ¿Qué queremos lograr con la automatización?
Herramientas de Office 365 a utilizar:
Básicas: Word, Excel y Outlook.
Avanzadas: Sharepoint, Teams, Forms, Sway, List, Planner, entre otros.
Pasos para la automatización:
- 1. Creación de un sitio en Sharepoint: Funcionará como punto central de nuestro Sistema de Gestión de Calidad (SGC).
- 2. Organización documental: Sharepoint nos permite subir y gestionar documentos fácilmente, controlar versiones, definir responsables y establecer permisos.
- 3. Gestión diaria con Teams: Esta herramienta colaborativa integra todo el paquete de Office, facilitando la comunicación y seguimiento de tareas.
Con Teams podemos realizar reuniones virtuales, crear listas de tareas, integrarlo con Planner y gestionar aprobaciones, todo mientras mantenemos un registro y trazabilidad de las acciones.
El potencial de Office 365 está limitado únicamente por nuestra imaginación y entendimiento de la plataforma. Si bien este artículo proporciona una visión general, hay múltiples recursos en línea, incluyendo en el sitio oficial de Microsoft y en YouTube, que ofrecen tutoriales detallados.
En la próxima entrega, exploraremos las capacidades de Power Apps, Power BI y Forms y cómo integrarlas para maximizar la eficiencia de nuestra organización. ¡Nos vemos pronto!